Hinweis vom Steuerberater Bernack: E-Rechnung ab 2025!

Tipps vom Experten: Als Steuerbeater empfehlen wir Jan Bernack in Tarp. Gemeinsam mit ihm weisen wir zukünftig auf wichtige Änderungen und hilfreiche Tipps hin. Heute geht es um eine wichtige Änderung ab 2025. Wenn Sie selbst einen kompetenten Steuerberater suchen, finden Sie alle Kontaktdaten von Jan Bernack am Ende des Beitrags.

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Thema E-Rechnung ab 2025: Jetzt durchstarten!

Die Uhr tickt: Unternehmer haben weniger als ein Jahr Zeit, ihr Rechnungswesen zu digitalisieren. Denn ab Januar 2025 ändern sich die Spielregeln für Geschäfte im B2B-Bereich grundlegend. Unternehmen müssen dann in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen und auszustellen, die den rechtlichen Vorgaben entsprechen. Es ist höchste Zeit, sich mit dem Thema E-Rechnung auseinanderzusetzen – auch für kleine Betriebe.

Dieser Beitrag zeigt Ihnen, worauf Sie bei der Digitalisierung des Rechnungswesens achten müssen und wie Sie die ersten Schritte erfolgreich meistern.

1. Was ist eine E-Rechnung – und was nicht?

Zunächst einmal ist es wichtig zu klären, was genau unter einer E-Rechnung zu verstehen ist. Eine europäische Richtlinie definiert klar, was eine E-Rechnung ausmacht: Es handelt sich um ein Dokument, das in einem strukturierten Datensatz erstellt, übermittelt und empfangen wird. Dadurch liegt es in einem Format vor, das die automatische und elektronische Verarbeitung ermöglicht. Um den Anforderungen zu genügen, muss das Format der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung und der entsprechenden Syntaxen gemäß RL 2014/55/EU (CEN-Norm EN 16931) entsprechen.

Ein simpler Hinweis: Ein PDF-Dokument ist keine E-Rechnung. PDFs enthalten keine strukturierten Datensätze und können daher nicht automatisiert verarbeitet werden.

2. Was ändert sich 2025 bei der Rechnungsstellung?

Ab dem 01. Januar 2025 wird die E-Rechnung für steuerbare und steuerpflichtige inländische B2B-Umsätze Pflicht. Alle Unternehmen müssen dann in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen. Auch der Versand von E-Rechnungen wird zur Pflicht, wobei es Übergangsregelungen gibt.

Im B2C-Bereich müssen hingegen keine E-Rechnungen verschickt werden.

Übergangsregelungen

Ab dem 01. Januar 2025: Der Vorrang der Papierrechnung entfällt, und Unternehmen können E-Rechnungen versenden. Bis zum 31. Dezember 2026 dürfen jedoch weiterhin Papierrechnungen verschickt werden. Andere elektronische Formate (z.B. PDF) dürfen nur mit Zustimmung des Empfängers verwendet werden.

Ab dem 01. Januar 2027: Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro müssen E-Rechnungen versenden. Kleinere Unternehmen dürfen bis Ende 2027 noch alternative Formate nutzen.

Ab dem 01. Januar 2028: Alle Unternehmen im B2B-Bereich müssen E-Rechnungen versenden.

Ausnahmen

Die Pflicht zur E-Rechnung gilt nicht für steuerfreie Lieferungen und Leistungen, Kleinbetragsrechnungen unter 250 Euro und Fahrausweise.

3. Welche Varianten der E-Rechnung gibt es?

Für das von der EU vorgeschriebene Format gibt es zwei wesentliche Alternativen: den Standard der öffentlichen Verwaltung „XRechnung“ und das wirtschaftlich verbreitete „ZUGFeRD“-Format. Beide Formate können mit entsprechender Software erstellt werden.

XRechnung: Ein XML-basiertes Rechnungsformat, das keine für den Menschen lesbare Darstellung enthält. Es ist das Format für die Zusammenarbeit mit öffentlichen Auftraggebern und basiert auf der Richtlinie 2014/55/EU und der Norm DIN EN 16931. Die Rechnungen werden automatisch auf Fehler geprüft, was Zeit und Geld spart.

ZUGFeRD: Ein hybrides Format, das sowohl ein menschenlesbares PDF als auch ein maschinenlesbares XML enthält. Die ZUGFeRD-Rechnung kann per E-Mail, Datenaustausch oder Upload und Download übermittelt werden.

4. Was brauchen Sie, um Ihren Betrieb auf E-Rechnungen umzustellen?
5. a) Die richtige Software

Um elektronische Rechnungen einführen zu können, benötigen Sie die passende Software.

Noch keine Software: Machen Sie sich mit digitalen Rechnungs- und Buchhaltungsprogrammen vertraut. Diese bieten viele Vorteile, darunter die Erstellung von E-Rechnungen nach den neuesten Standards.

Bereits vorhandene Software: Prüfen Sie, ob Ihre aktuelle Software E-Rechnungen im XRechnungs- oder ZUGFeRD-Format erstellen kann. Gegebenenfalls sollte die Software aufgerüstet werden.

Rechnungen über Steuerberater: Besprechen Sie mit Ihrem Steuerberater, ob dessen Software normkonforme E-Rechnungen erstellen und verarbeiten kann.

1. b) Mitarbeiterschulungen

Nachdem Sie die passende Software gefunden haben, sollten Ihre Mitarbeiter aus der Buchhaltung geschult werden. Regionale Handwerkskammern bieten Seminare zu ZUGFeRD und XRechnung an, in denen sowohl rechtliche Aspekte als auch praktische Umsetzungstipps behandelt werden.

Mit diesen Informationen sind Sie bestens gerüstet, um den Übergang zur E-Rechnung erfolgreich zu meistern und die Digitalisierung Ihres Rechnungswesens voranzutreiben. Nutzen Sie die Zeit bis 2025, um Ihr Unternehmen optimal vorzubereiten und von den Vorteilen der digitalen Rechnungsstellung zu profitieren.